IIF CSV 変換ソフトは、QuickBooks Desktopのエクスポートを、並べ替えやフィルターができて他の人にも渡せるスプレッドシートに変換します。取引と分割明細を、お使いのPC上で読み取ります。
IIF CSV 変換ソフトをダウンロードし、QuickBooks Desktopのエクスポートがある PC にインストールします。プログラムはその場でファイルを処理し、誰のサーバーにも送りません。
エクスポートをプログラムにドラッグします。キューは.iifファイルを受け付け、中身にもとづいて読み込みます。プレビューを確認してください。指示するまで何も書き出されません。
「変換」ページの出力欄でCSVを選び、フォルダーを指定して実行します。結果はExcel、Google スプレッドシート、LibreOfficeで開くか、Xeroや照合用のワークブックに取り込めます。
IIFエクスポートには、取引とともに勘定科目表、顧客、仕入先、在庫品目、クラスが含まれることがあります。CSVに入るのは仕訳で、日付、摘要、勘定科目ごとの金額が含まれます。名前のリストと勘定科目のツリーはIIFファイルに残ります。ダウンロードの前に、必要なデータを確認してください。
IntuitのIIFインポートに関するヘルプページは、「Import it for me. I'll fix it later」を選ばないよう勧めています。帳簿に一部の情報が誤ったまま、あるいは欠けたまま入る可能性があるためです。このオプションを選ぶには、QuickBooksをシングルユーザーモードに切り替える必要もあります。転記する前にエクスポートを確認しましょう。IIF CSV 変換ソフトは日付、支払先、勘定科目、符号を単純な列に並べるので、入力ミスのある勘定科目を、転記済みのバッチに入る前に1つのセルで修正できます。
銀行の明細書は1つの口座の1か月分にすぎません。IIFエクスポートには、会社が支払う仕入先、経理担当者のメモ、2011年に設定した勘定科目のツリー、そしてそれらに関わるすべての数字が入っています。10分前に見つけたサイトのWebフォームに入れるには、あまりにも多くの情報です。エクスポートは、プログラムを実行しているPCに置いたままです。どこにもアップロードされず、CSVはその隣に作成されます。
IIF CSV 変換ソフトは、各ファイルの中身を確認してパーサーを選びます。IIFとQIFは文法が異なり、どちらにも当てはまる可能性があるファイルはQIFとして読み込みます。本物のQuickenアーカイブなら、QIFアーカイブをスプレッドシートとして開くこともできます。
IIFの各セクションは、列名を並べた感嘆符付きのヘッダーで始まります。DATE、ACCNT、NAME、AMOUNT、MEMOのほか、QuickBooksがそのエクスポートに含めた列が並びます。プログラムはこれらの名前を読んでフィールドを特定します。エクスポートの列が予想外の順序になっていても、値は正しい場所に入ります。
IIFは分割取引を2回記録します。!TRNSには合計が、!SPLには符号が反転した内訳が入っています。両方を足すとゼロになります。3つに分割した1,200のカード支払いは、-1,200の合計と、足して+1,200になる3つの内訳として現れます。各取引はTRNSの合計を使った1行として書き出し、符号が反転したSPLの内訳は含めません。Amount列にはそのままSUM()を使えます。
!TRNS、!SPL、!ENDTRNSは取引ごとに繰り返され、小さな会社の1年分の帳簿全体に及ぶことも珍しくありません。プログラムはファイルがブロックを閉じる位置でそれぞれのブロックを閉じ、隣り合う取引を混ぜません。スプレッドシートの行数は、エクスポートの取引数と一致します。
テキストプレビューには、取引数、ファイルの文字コード、冒頭の行が表示されます。IIFエクスポートはメモ帳で手作業で編集されていることがよくあります。お使いのファイルがそうなら、ワークブックで数式を組み始める前に、ここで件数が予想どおりか確認してください。
「変換」ページでCSV、QBO、PDFから選べます。データを会計ソフトに戻す必要があるときは.qboも書き出せます。QIFをQBOに変換も参照してください。IIF CSV 変換ソフトは.qifファイルも読み込めるので、両方の従来のエクスポート形式が混在するフォルダーも同じプログラムで処理できます。
会社ファイル、ワークステーション、バックアップを管理しているのはあなたです。銀行フィードが止まったとき、Desktopとの間でデータを出し入れできるのは今もIIFであり、オフィスのほかの人が実際に開けるのはCSVです。
Desktopを使う顧客は、アクセス権ではなくエクスポートを送ってきます。それを列として読めれば、転記前に期間をチェックでき、顧客に頼まれた集計も二重入力なしで作れます。
Desktopから移行すると、DesktopのIIF、古いシステムの.qif、銀行の.qboファイルと、読むためのツールが手元にないエクスポートが混在しがちです。QBOファイルをCSVに変換することもできるので、新しいシステムに入れる前に、すべてを1つの形式にそろえられます。