大きなOutlookのPSTまたはOSTファイルを、Windows PC上で複数の小さなPSTパーツに分割します。オフラインで動作し、Outlookを起動しておく必要はなく、元のファイルには一切手を加えません。
Outlookのデータファイルを1つ指定します。Outlookを開かずにフォルダーツリーを読み込みます。閉じた状態や切断されたメールボックスでも問題ありません。
左側にチェックボックス付きのフォルダーツリーが表示されます。メールボックス全体を残すことも、必要なフォルダーだけにチェックを入れることもできます。
4つのラジオボタンから1つを選び、その値を設定します。「サイズ別」ではサイズの上限を、「期間別」では期間の長さを指定します。
出力フォルダーを選んで開始します。各パーツは個別のPSTとして保存され、CSVレポートにすべてのファイルのメッセージ数とサイズが記録されます。
Outlook標準の「今すぐ圧縮」は空き領域を回収するだけなので、データファイルがメールでいっぱいになると、ほとんど効果がありません。分割すれば、その重いファイルを複数の小さなPSTに分けられ、それぞれがすばやく開けて個別にバックアップできる大きさになります。
メッセージはひとつも失われず、自分で名前を付けたパーツに分散されます。日常的に使うパーツだけをOutlookで開き、残りは保管しておけます。
しきい値をMBまたはGBで設定すると（既定は1 GB）、プログラムが各パーツをその上限まで埋めていきます。メッセージ単位で区切るため、上限を超える大きなメッセージは2つのファイルに分かれず、それだけで1つのパーツになります。
メッセージの日付をもとに、メールを「年」「月」「週」でまとめます。各期間が1つのPSTになり、2023.pstや2024.pstのような名前が付きます。日付のないアイテムは専用のパーツに入ります。
最上位のフォルダーごとに個別のPSTへ振り分けます。受信トレイ、送信済みアイテム、アーカイブ用のフォルダーがそれぞれ別ファイルになり、各パーツ内のフォルダー階層はそのまま保たれます。
訴訟ホールドや特定の人物のやり取りのために、送信者ごとのPSTへメールを振り分けます。メッセージが少ない送信者は、まとめて1つのothers.pstに入ります。
チェックボックスひとつで、削除済みアイテムと迷惑メールを分割の対象から外せます。残すパーツには必要なメールだけが入ります。
実行のたびに、各パーツのファイル名、メッセージ数、サイズを一覧にしたCSVが書き出されます。管理者に渡すことも、バックアップと一緒に保管することもできます。
肥大化したメールボックスのアーカイブを引き継ぎ、すばやく開けてタイムアウトせずにバックアップできるパーツが必要な方へ。その作業の大半は「フォルダー別」と「サイズ別」で片付きます。
特定の保管者や特定の年のメールなら、「送信者別」と「期間別」でそのメッセージだけを独立したPSTにまとめられるため、エクスポートに余計なものが混ざりません。
何年分ものメールが1つのファイルに入っていると、動作が遅くなり、リスクも高まります。年ごとのパーツに分割すれば、すべて検索できる状態のまま、古い巨大ファイルが唯一の障害点になることもなくなります。