PDF QBO 変換ソフトは、PDF の銀行取引明細書を QuickBooks が受け付ける Web Connect ファイルに変換します。金融機関の識別子は、フォーラムの書き込みではなく銀行リストから取得します。Windows デスクトップで動作し、何もアップロードしません。
PDF の明細書をリストに追加します。フォルダーごと追加でき、各ファイルの表はそれぞれ別に保たれます。
FI パネルを開き、「検索」ダイアログで金融機関を探します。ORG 名、FID、INTU.BID はプログラムと一緒にインストールされる一覧から取得されるため、記憶を頼りに入力する必要はありません。
プレビューはプレーンテキストです。読み込んだページ、見つかった表、表ごとに使われた読み取り方法、各表の先頭行が表示されます。「変換」ページで出力形式を QBO に設定し、実行します。
QuickBooks Desktop では File > Utilities > Import > Web Connect を使います。QuickBooks Online では、銀行からダウンロードしたファイルと同じように、銀行取引画面でファイルをアップロードします。何かを承認する前に、まず口座を選んでください。
チャットボットや手入力でも元帳らしいものは作れますが、推測した数字は読み取った数字とまったく同じに見えます。r/QuickBooks のスレッドでは、解約済み口座の 2 万行を抱えた人が、数字が原本と合わなくなった時点でチャットボットをあきらめました。PDF QBO 変換ソフトは、文書上の配置から行を組み立てます。それでも原本との照合はご自身で行ってください。
自分の PC でファイルを変換すれば、その痕跡は自分が管理するディスクに残ります。Web サービスの場合、ログは運営会社の側に残ります。IRS Publication 4557 と FTC Safeguards Rule は、顧客データを扱う外部業者をすべて記載した書面の計画を求めていますが、ローカルで動く変換ソフトがその一覧に載ることはありません。
銀行フィードが取り込むのは最近の取引です。それより古い記録は銀行から文書として届き、解約済みの口座ではダウンロード自体ができないこともあります。必要な月の CSV を銀行がまだ出力できるなら、CSV から QBO への変換ツールのほうが近道です。出力できない場合は PDF がその年の唯一の写しであり、それを記帳画面が受け付ける形にしなければなりません。
Web Connect が読むファイル形式は 1 種類だけで、取引を読む前に、ファイルがどこから来たと名乗っているかを確認します。FI パネルには ORG・FID・INTU.BID が入り、「検索」ダイアログは、プログラムに同梱され tools フォルダーにプレーンテキストとして置かれた一覧から、名前で銀行を探します。
PDF QBO 変換ソフトは、金融機関の項目が検証を通らない場合は .qbo を作成せず、誤っている項目を示します。
出力形式は「変換」ページのコンボボックスで選びます。明細書は、銀行フィード用の Web Connect ファイルとしても、Excel 用の表としても出力できます。QBO 出力では、CSV パーサーが日付と金額の列を読み取ります。表計算シートだけが必要なら、PDF の明細書から CSV を書き出す方法をお使いください。
テキストレイヤーのないページは、同じマシン上の別プロセスで文字認識にかけられ、アップロードは一切ありません。チェックボックスは既定でオンになっており、この処理に回るのはスキャンされたページだけなので、通常の PDF の処理が遅くなることはありません。認識対象はラテン文字とキリル文字です。CJK、アラビア文字、タイ文字、ギリシャ文字、ヘブライ文字には対応していません。また、スキャンからの結果は、テキストレイヤーが残っている PDF ほどきれいにはなりません。
日付と金額の列が特定された時点で、取引として扱われます。プログラムは数種類の桁区切り記号、2 種類の小数点記号、通貨記号、会計で使う括弧付きのマイナスを正規化します。(1,234.56) は、どの合計にも使えないテキストのセルではなく、-1234.56 になります。
バッチモードでは、フォルダー全体を 1 回で処理します。改ページをまたいで続く表は、繰り返される見出しを取り除いてつなぎ直すため、長い明細書も 1 つの表のままです。
顧客の取引銀行が小規模だったり接続リストになかったりして、フィードが使えません。明細書は数か月分まとめて PDF で届き、ファイルにはその金融機関を QuickBooks が受け付ける形で記載する必要があります。その銀行が .qfx のダウンロードを提供している場合は、QFX のダウンロードを読みやすい PDF に変換するツールをお使いください。
プログラムはワークステーションごとにインストールし、ネットワークがなくても動作し、自ら外部へ通信することはありません。ソフトウェアのホワイトリストを運用している事務所でも、顧客の文書を預かる Web サービスを承認することなく管理対象に加えられます。
扱うのは顧客が送ってきたものすべてで、多くは PDF、しかもスキャンであることが少なくありません。作業書類のあるマシン上で変換すれば、事務所の書面のセキュリティ計画が求めるとおり、申告の資料を 1 か所にまとめておけます。記帳画面ではなく作業書類用なら、明細書を銀行取引明細書の変換ツールにかけて、シンプルな行データとして取り出してください。