銀行取引明細書変換ツールは、PDFの明細書やそのスキャンから取引の表を読み取り、表計算ソフトですぐに開けるCSVとして書き出します。お使いのWindows PC上で動作するため、顧客の書類は元のフォルダーから動きません。
銀行取引明細書変換ツールをダウンロードし、PDFが保存されているWindows PCにインストールします。最初の手順はインストーラーであり、登録フォームではありません。インストールが済むと、プログラムはスタートメニューに表示されます。
PDFを開くか、プログラムにフォルダーを指定します。スキャンされたページはその場で認識されるため、きれいな明細書とコピー機で複写した明細書をまとめて処理できます。
プレビューには、文書のページ数、見つかった表の数、各表の読み取りに使われた方式、先頭の数行が表示されます。すべてを1つのCSVに書き出すことも、明細書ごとに1ファイルずつ書き出すこともできます。
業務委託契約書や秘密保持契約(NDA)があると、実務上の疑問が生じます。このファイルをほかに誰が保持しているのか、という点です。Web上の変換サービスは、プランによって5日、30日、90日、365日のあいだ、アップロードされた明細書を保管することがあります。銀行取引明細書変換ツールはお使いのワークステーション上で動作するため、顧客の明細書を持つのは1者だけです。書面のセキュリティ計画に記載すべき外部の処理業者はなく、顧客に説明すべき保管条項もありません。
明細書のレイアウトは銀行、国、年によって変わるため、他人のファイルでの結果は、いま手元にある明細書についてほとんど何も教えてくれません。試用版は、ご自身の文書の先頭10行をCSVに書き出します。摘要が途中で分かれていないか、出金と入金が正しい見出しの下に入っているかを確認してください。当社のスキャン文書コーパスでの測定値は、全セルで0.847、数値セルで0.926でした。お客様の銀行はそのコーパスに含まれていません。
CSVは、表計算ソフト、照合用のシート、監査人向けの明細表に渡すための形式です。同じエンジンは、請求書や印刷された帳票向けのPDF CSV変換ツールとしても利用できます。会計ソフトでは別の形式が必要になることがあり、それについては下の質問で取り上げています。
明細書は、住所と口座情報のブロック、取引の表、そして注意書きの付いた期末残高で構成されています。行になるのは、表の形をした内容だけです。銀行取引明細書変換ツールは取引の表を取り出し、住所ブロックと注意書きは文章のまま残ります。それ自体が表になっている概要欄は、ファイル内で独立した表として出力されます。
行は改ページをまたいでつなぎ合わされ、繰り返される列見出しは取り除かれるため、見出し行が1行だけの1つの表になります。スキャンされた9ページの明細書では、断片が5つの表にまとまり、行の91パーセントですべてのセルが正しく読み取られました。
表は、ページ上の位置関係、罫線、帯状の余白から再構築されます。2段組みレイアウトの信用組合でも、金額をコンマで表記するヨーロッパの銀行でも、処理の流れは同じです。お使いの明細書を対応金融機関のリストに追加してもらう必要はありません。
テキストレイヤーのないページは検出され、埋め込まれた画像の解像度でレンダリングされたうえで、同じPC上の独立したプロセスで動く認識エンジンによって読み取られます。この判断はページ単位で行われるため、通常のテキストPDFの処理が遅くなることはありません。認識の対象は、ラテン文字(EN、DE、FR、ES、IT、PL、CS、SK、TR)とキリル文字(RU、UA、BY)です。CJK(日本語・中国語・韓国語)、アラビア文字、タイ文字、ギリシャ文字、ヘブライ文字には対応していません。1ページあたり3秒前後が目安で、40ページの明細書ならおよそ2分かかります。
会計で使われる括弧表記の (1,234.56) は -1234.56 になります。残りは「変換」タブの3つのチェックボックスで処理します。「数値を正規化」は、ノーブレークスペースやスイス式のアポストロフィを含む桁区切り記号を書き換え、小数点としてコンマとピリオドの両方を受け付けます。「通貨記号を除去」は、記号を専用の列に移します。「日付を正規化」は、日付をISOの順序で書き出します。
プログラムにフォルダーを指定すると、中のPDFがすべて1回で処理され、1つにまとめたCSV、または文書ごとに1ファイルとして出力されます。遅れている記帳の整理では、複数の口座にわたる12か月分や36か月分をまとめて扱えます。
顧客が、3つの口座の2年分の明細書を、ひと月分欠けた状態で持ち込むことがあります。フォルダー単位で実行すれば、たまった明細書は、その日のうちに並べ替えと照合ができる表になります。
銀行のサイトでは、直近の数か月分は表計算ソフト向けにエクスポートでき、それより古いものはPDFだけ、ということがあります。解約した口座では、たいていPDFしか残りません。必要な期間がエクスポートできる範囲の外にある場合、表は文書から取り出すしかありません。エクスポートが表計算ファイルではなくWeb Connectファイルの場合もあります。その場合は、PDFを使わずに、ダウンロードした.qboをCSVの表として読み込みます。
1月から4月にかけて顧客から明細書が届きますが、その間、申告代行者は、納税者の記録に関わる外部サービスをすべて記載した書面のデータセキュリティ計画に従って作業します。どのソフトを使うかは、3月の半ばではなく12月のうちに決めておくものです。